Se sei coinvolto in molti progetti di lavoro, lavori da casa grazie al telelavoro o se sei un lavoratore autonomo e collabori in remoto con altre perosne, la gestione efficace dei progetti è tutto.
Se non pianifichi il tuo tempo e i tuoi sforzi, finirai per passare il tuo tempo a procrastinare e, di conseguenza, rischierai di mancare le scadenze.
Trello è amato da coloro che hanno bisogno di gestire il proprio tempo e i progetti in modo semplice, intuitivo ed economico, ed è facile capire perché.
Trello non è solo economico e conveniente, ma è anche estremamente semplice da usare.
Questo tool della suite Atlassian, infatti, è stato progettato per essere utilizzato da chiunque, non solo dai project manager.
La sua semplicità d’uso, il suo approccio al time management e al project management altamente visual e la possibilità di utilizzarlo nella sua versione gratuita, rende Trello indispensabile anche per il singolo utilizzatore, i piccoli team di lavoro e a aziende di ogni dimensione.
Le caratteristiche principali di Trello
Esamineremo ogni funzione di questo tool in dettaglio nei prossimi articoli dedicati a Trello, in questo momento ci concentriamo sulle sue caratteristiche principali:
- Card: ogni carta può essere identificata tramite una barra colorata. Ad esempio, se usi Trello per il customer care della tua azienda potresti voler indicare un colore per ogni issue aperta dallo stesso cliente. Le card possono essere spostate e/o copiate su altre liste o board e archiviate al termine dei task. In questo modo potrai visualizzare a colpo d’occhio cosa deve essere fatto, da chi e quando.
- Assegnazione dei task: in Trello puoi assegnare le card a persone diverse. In questo modo i tuoi colleghi potranno lasciare feedback, aggiornare i task e seguire l’andamento e gli sviluppi dell’attività che è stato loro assegnata. Quando viene assegnato un task, è possibile aggiungere una data di scadenza e inviare un promemoria quando la data di scadenza è vicina. Quando la card viene aggiornata, tutti gli utenti a cui è stata assegnata vengono avvisati.
- Board: lo sfondo di ogni board Trello può essere personalizzato. Trello ha una grande libreria di sfondi e template, ma si possono utilizzare anche i propri caricandoli. Ad esempio, se stai utilizzando Trello per la gestione della tua azienda potresti personalizzare la tua board con il logo aziendale.
- Colonne: l’impostazione di base è quella di una kanban board di tre colonne: da fare, fare e fatto ma puoi avere tutte le colonne che vuoi e chiamarle come vuoi. Ad esempio ogni membro del tuo team potrebbe “avere” una colonna per il lavoro che sta gestendo o le colonne potrebbero riflettere la fase di produzione in cui si trova un articolo. La scelta è solo di chi lo utilizza e man mano che prenderai confidenza col software capirai come adattarlo meglio alle tue esigenze di teamworking.
- App: Trello è utilizzabile anche da mobile tramite le sue app Android e iOS. In questo modo anche chi lavora da remoto o è sempre in viaggio potrà stare sempre aggiornato sullo stato dei suoi progetti.
- Power-up: il set di funzionalità di base di Trello è semplice ed essenziale, ma si può espandere attraverso i power-up. La gamma di power-up di Trello include estensioni e integrazioni che ne migliorano la funzionalità. Gli utenti della versione gratuita possono utilizzare solo un power-up alla volta, ma per gli utenti a pagamento non ci sono limiti.
- Integrazioni: le integrazioni ti consentono di utilizzare i dati di Trello con altri servizi e tool. Possono essere servizi di archiviazione, come Google Drive, o anche altri strumenti di gestione dei progetti, come Confluence o Jira o di messaggistica come Slack.
- Automazione: il power-up “maggiordomo” (butler) ti consente di automatizzare le attività e i flussi di lavoro. Un ottimo modo per risparmiare tempo e denaro.
Per cosa puoi usare Trello
Come tutti gli strumenti di Project Management, Trello nasce per semplificare la vita, sia professionale che privata, di chi lo usa.
Molti team aziendali utilizzano un flusso di lavoro Agile, strutturando i propri progetti in piccoli sub-task che richiedono periodi di lavoro molto brevi.
Questi sotto-progetti sono chiamati Current Sprint.
Chi utilizza il metodo Agile solitamente, prima di iniziare uno Sprint, inserisce tutte le Card del progetto in una “lista di attesa” chiamata Backlog list. Mano a mano che i task vengono iniziati o completati le Card vengono spostate da To Do (da fare) a Doing (in corso) per arrivare al Done (completato).
Utilizzando questo metodo potrai facilmente seguire ogni tipo di progetto.
Ad esempio, supponiamo che tu sia un negozio di dolciumi che lavora su ordinazione e che il tuo business stia andando così bene che non riesci a tenere traccia degli ordini in modo semplice e ogni tanto scontenti qualche cliente. Potresti usare Trello per fare in modo che tutti gli ordini arrivino nella lista “Ordini Inevasi” e man mano che la lavorazione procede spostare la relativa card nella lista “Produzione”, “Spedizione” e infine nella lista “Evaso”.
In questo modo, indipendentemente dal fatto che gli ordini siano arrivati via e-mail, tramite un modulo sul tuo sito web, dai social o telefonicamente, diventeranno una Card nella Lista più a sinistra di una Board di Trello. Da lì, a seconda delle esigenze dell’ordine, ogni passaggio verrà inviato al collaboratore corretto che seguirà il flusso fino al completamento del lavoro.
Un altro tipo di utilizzo collaborativo di Trello è quello in cui, dopo aver creato e completato la tua parte del lavoro, assegni il passaggio successivo a qualcun altro. Quando ognuno ha fatto la sua parte può quindi passarla alla persona successiva, automatizzando in questo modo il workflow.
Ognuno di questi passaggi del flusso di lavoro può essere automatizzato in una Card diversa su una Lista Trello.
Pertanto, quando la scheda entra nell’elenco assegnato a te verrà segnalato e potrai iniziare a lavorare sul compito che ti è stato assegnato. Una volta terminata la tua parte potrai commentare e allegare le comunicazioni che ritieni pertinenti, quindi trascinare la scheda sulla lista successiva, assegnandola automaticamente al collega che se ne deve occupare.
Trello da solo non è abbastanza per le tue esigenze?
Ogni azienda, come sappiamo bene, ha delle esigenze specifiche e uniche, ecco perché Trello potrebbe non bastare a gestire tutte le necessità di business.
Questo problema può essere facilmente superato integrandolo con altri software come Jira (ad esempio per monitorare lo stato dei problemi dell’azienda e dei clienti), Bitbucket (ad esempio per organizzare progetti di sviluppo software allegando branch, commit e pull request alle card Trello), Confluence (con un click potrai creare nuove pagine Confluence direttamente dalle schede Trello), Google Drive (ad esempio puoi cercare documenti su Google Drive direttamente da Trello e allegare file e cartelle pertinenti) e moltissimi altri tool che già utilizzi.
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Herzum è una società di consulenza internazionale, uno dei più grandi partner Atlassian nel mondo. Il gruppo è stato creato nel marzo 2000 a Chicago e ha uffici in Italia, India e Regno Unito ed è impegnato a espandere la sua presenza geografica dal 2016. Fornisce servizi Agile e DevOps di ultima generazione, consulenza avanzata a livello aziendale , così come lo sviluppo di applicazioni personalizzate per le aziende di tutto il mondo. Herzum gestisce progetti e organizzazioni dalla fase di avvio al livello di Fortune 100.