Giocare a Cupido: come Jira ha fatto da sensale per la Fondazione Atlassian

Con l’aiuto del team IT, il team della Fondazione Atlassian ha utilizzato Jira per creare un innovativo metodo di matchmaking, risparmiando quasi 300 ore di lavoro.

L’anno scorso, l’Atlassian Foundation ha lanciato un programma chiamato Engage 4 Good per abbinare i propri dipendenti, che desideravano dedicare del tempo al volontariato, a progetti basati sulle competenze in collaborazione con organizzazioni orientate allo scopo.

Prima del lancio formale del programma, il processo su piccola scala era gestito con un semplice foglio di calcolo: una colonna di organizzazioni da abbinare a una colonna di una dozzina di volontari. Ma una volta che il programma è stato formalizzato e si è allargato, il team della Fondazione aveva bisogno di scalare.

In collaborazione con il team AI, che fa parte di Atlassian IT, e utilizzando la piattaforma Jira per ospitare i dati e sfruttando Workato – una piattaforma di integrazione low-code o no-code come servizio – per collegare quei dati ad altri sistemi, il team della Fondazione ha automatizzato il processo di collegamento dei volontari Atlassian alle organizzazioni non profit. Grazie all’automazione che fa risparmiare tempo e a una partnership efficace, il team ha visto un tasso di successo del 90% (volontari che si impegnano attivamente) nel 2021.

Il sistema funziona un po’ come un’app di appuntamenti, ma senza il dramma.

Creare l’incontro, grazie ai dati automatizzati

Nel “giocare a Cupido” tra i volontari qualificati e le organizzazioni che hanno bisogno di quelle competenze, il team AI ha creato un processo guidato da un algoritmo che assegnava le organizzazioni a ciascun volontario attraverso un bot, risparmiando al team della Fondazione la gestione di quel complicato primo passo.

Il processo era relativamente semplice, grazie a Jira Service Management.

“Si può far girare questo, personalizzare i campi e consegnarlo a un team in poche settimane”, dice Srividya Sathyamurthy, un manager IT del team AI.
“Questo è ciò che rende Jira così potente”.

Come ogni app di appuntamenti che si rispetti, si comincia con i profili!

I partner non profit di Atlassian creano profili attraverso Jira Service Management, indicando dove si trovano, le competenze che stanno cercando in un incontro tra un volontario e le esigenze del loro progetto. Allo stesso modo, i dipendenti creano i loro profili elencando la loro posizione e le loro competenze.

Da lì, l’AI Team avvia un’automazione utilizzando Jira Service Management e Workato estrae i dati dai dipendenti e dalle organizzazioni per creare delle corrispondenze in base alle necessità.

“Il processo di automazione fa risparmiare così tanto cervello e forza lavoro”, dice Lauren. “Non abbiamo bisogno di passare un’intera settimana a guardare i fogli di calcolo per abbinare A con B. Invece, il nostro team può concentrarsi su un lavoro più prezioso e creativo, come lo sviluppo di campagne e risorse”.

Le corrispondenze vengono poi passate a un bot che invia un messaggio ai volontari su Slack, annunciando quali progetti sono abbinati a chi e come iniziare. Se i volontari sono troppo occupati per rispondere, un bot li sollecita delicatamente. E, proprio come nella vita reale, se un volontario non è entusiasta di un progetto, può “scrollare a sinistra” (non letteralmente) e vedere quali altre organizzazioni hanno bisogno delle sue competenze.

I risultati di questo processo di matchmaking sono stati migliori di quanto Atlassian sperasse. Nel 2021, quando il team ha lanciato il programma inaugurale, ci sono stati due periodi di abbinamento dei volontari. Il periodo iniziale, che ha utilizzato una prima versione del processo di abbinamento, ha visto un tasso di impegno del 58% (misurato come la percentuale di volontari che accettano un’opportunità di volontariato attraverso il sistema). Il secondo periodo ha visto un tasso di impegno del 90 per cento, cioè ben 69 dei 76 progetti hanno attratto volontari.

La collaborazione con l’IT

Prima del lancio formale di Engage 4 Good, il volontariato basato sulle competenze dei dipendenti era sporadico e ad hoc.

“L’abbinamento non era mai stato fatto in modo proattivo”, dice Lauren. Nel 2020, ci sono stati 31 progetti abbinati manualmente da luglio a dicembre. “A quel tempo, ogni volta che qualcuno ci chiedeva di aiutare, toccavamo un dipendente sulla spalla e chiedevamo: “Ehi, puoi partecipare a questo progetto?

Quei progetti non erano compiti gravosi per il team della Fondazione – ma era un segno che sarebbero arrivati altri progetti e richieste. Con queste richieste, il team della Fondazione avrebbe avuto bisogno di un matchmaking a livello aziendale. È stato allora che Lauren e il suo team si sono collegati con il team AI di Atlassian, che stava già lavorando con la Fondazione per automatizzare altri processi.

“Dato che li conoscevamo come stakeholder, stavamo cercando di dimostrare quello che un team IT poteva portare al tavolo per quanto riguarda il valore di business”, dice Srividya. “Era una grande opportunità per sfruttare Jira e i processi che avevamo già costruito”.

Aiutare i team aziendali a capire il valore aziendale che può essere sbloccato – processi semplificati, sviluppo di soluzioni dall’interno, evitare che il personale si blocchi – attraverso una stretta collaborazione con l’IT è una parte importante della direttiva di Atlassian IT: consentire e mettere in grado l’azienda di scalare.

A differenza della progettazione, del servizio clienti e dei team IT, non è comune per i team non tecnici come la Fondazione implementare prodotti tecnologici di automazione dei processi. Jira non era uno strumento che questi team normalmente utilizzavano per risolvere i problemi.

Ma facendo un passo indietro per guardare i requisiti e le esigenze del programma Engage 4 Good – elaborazione dei dati, elaborazione dei documenti, aggiunta di file, filtraggio e reporting – è un’accoppiata perfetta.

Risparmiare tempo e creare efficienza nel team

Considerando il fatto che l’adozione di questo processo ha collegato la forza lavoro globale di Atlassian a organizzazioni con esigenze specifiche attraverso diversi fusi orari, Atlassian stima che abbia fatto risparmiare al Foundation Team una settimana di lavoro per ogni periodo di corrispondenza.

Questo si aggiunge all’efficienza con cui l’automazione può abbinare le competenze dei volontari alle organizzazioni giuste.

“Alcuni progetti avevano bisogno di competenze così generiche che c’erano 15 profili di volontari abbinati”, dice Lauren. “Avevamo bisogno di replicare l’accuratezza della corrispondenza manuale, ma in un modo che ci facesse risparmiare tempo. Ci siamo riusciti con questo nuovo processo e con la tecnologia guidata da Atlassian”.

Lauren attribuisce gran parte del successo alla comodità di lavorare con il team IT interno che ha compreso la visione e i valori del programma. Il team della Fondazione avrebbe potuto usare un fornitore esterno, ma Lauren dubita che il risultato finale avrebbe avuto lo stesso successo.

“Lavorando con un fornitore esterno, ci sono solo tante probabilità di chiedere modifiche e spingere i parametri del progetto”, dice. “Per non parlare della personalizzazione e della flessibilità di Jira, che è un grande vantaggio”.
“È incredibile avere la possibilità di lavorare con qualcuno dell’IT dell’azienda per costruire questo da zero”, dice Lauren. “Penso che abbia davvero cambiato l’esperienza dell’utente e il successo di questo programma”.

Questo articolo è stato pubblicato in lingua inglese per la prima volta sul blog di Atlassian l’11 febbraio 2022 e liberamente tradotto dal Team di Herzum.

Herzum è una società di consulenza internazionale, uno dei più grandi partner Atlassian nel mondo. Il gruppo è stato creato nel marzo 2000 a Chicago e ha uffici in Italia, India e Regno Unito ed è impegnato a espandere la sua presenza geografica dal 2016. Fornisce servizi Agile e DevOps di ultima generazione, consulenza avanzata a livello aziendale , così come lo sviluppo di applicazioni personalizzate per le aziende di tutto il mondo. Herzum gestisce progetti e organizzazioni dalla fase di avvio al livello di Fortune 100.