Se ancora non conosci Slack sei arrivato nel posto giusto.
Slack, essenzialmente, è una chat aziendale progettata per sostituire la posta elettronica come metodo principale di comunicazione e condivisione.
Le sue aree di lavoro consentono di organizzare le comunicazioni tramite canali (per le discussioni di gruppo) oltre, ovviamente, a consentire l’invio di messaggi privati, file e altro in un unico luogo.
Questo tool (che Atlassian ha ritenuto così rivoluzionario da creare una partnership e abbandonare le sue due storiche app di messaggistica: Stride e Hipchat) a differenza di molti altri programmi di comunicazione istantanea, si integra con una serie di altre app in modo da poter gestire l’intero flusso di lavoro attraverso un’unica piattaforma.
Questo aiuterà tutti quelli che lavorano in team sia in ufficio che tramite il telelavoro a rimanere costantemente aggiornati e in contatto con i colleghi, ovunque si trovino e utilizzando il device preferito (pc, tablet, telefono).
Come si usa Slack?
Puoi iniziare ad usare Slack gratuitamente.
Il piano gratuito, però, presenta alcune limitazioni tra cui la possibilità di accedere e ricercare “solo” tra i 10.000 messaggi più recenti, aggiungere “solo” 10 add-on e usufruire di alcune funzionalità di amministrazione in modo limitato.
Ciò non toglie comunque l’ottima usabilità di questo tool anche nella versione gratuita.
Iscriversi a Slack è semplicissimo: basta andare sul sito e inserire la propria email aziendale.
Appena confermato l’indirizzo potrai creare il tuo primo spazio di lavoro o, se sei stato invitato, entrare in quello del tuo team.
Quando inizi a utilizzare Slack puoi creare un nuovo workspace, tenendo conto che il nome che gli darai diventerà parte dell’url che sarà possibile condividere con gli altri membri del team per invitarli.
Come accennato in precedenza, le aree di lavoro Slack sono divise in canali e messaggi diretti, quindi avrai solo quattro cose da tenere d’occhio:
- Il nome dell’area di lavoro in Slack.
- L’elenco dei canali di cui sei membro.
- L’elenco delle persone a cui hai inviato messaggi diretti.
- La finestra della chat.
Canali pubblici
I canali pubblici sono aperti a tutto il team.
Tutti i messaggi all’interno di un canale pubblico sono automaticamente archiviati e ricercabili da tutti.
Puoi identificare i canali pubblici tramite l’icona “#” accanto ai loro nomi.
Canali privati
I canali privati non sono aperti a tutti gli invitati nell’area di lavoro generale; i membri del team devono essere invitati a unirsi a un canale privato per visualizzare, cercare e partecipare alla discussione di quel canale.
I canali privati hanno un’icona a forma di lucchetto accanto ai loro nomi.
Messaggi diretti
I messaggi diretti sono ideali per discussioni rapide con determinati membri del team.
Queste conversazioni sono visibili e ricercabili solo da te e dagli altri membri di quel thread (puoi creare un thread di messaggi diretti con un massimo di altre 8 persone nella versione a pagamento).
Oltre ai semplici messaggi di testo, la condivisione di file e documenti è una delle basi del teamworking.
Slack ti consente di condividere innumerevoli tipi di file sia nell’area di lavoro pubblica che nelle chat private, inclusi (ma non limitati a):
- Documenti Word
- Fogli di calcolo
- Immagini
- Video
- Audio
E a seconda del tipo di file e degli add-on che utilizzi, Slack ti permetterà di vedere, guardare e ascoltare i file direttamente all’interno dell’app.
Slack e gli add-on
La directory delle app di Slack offre oltre 1.000 integrazioni che puoi utilizzare per migliorare la tua area di lavoro.
Questo è ciò che rende Slack più di un semplice sistema di messaggistica online: una soluzione di comunicazione e produttività completa.
Integrando le tue app preferite in Slack, sarai in grado di:
- Centralizzare tutte le tue notifiche, dalla produzione alle vendite, dall’assistenza tecnica alla gestione dei social media
- Trovare e condividere rapidamente dati e documenti dalle altre tue applicazioni aziendali
- Gestire i tuoi flussi di lavoro da un’unica piattaforma
Trello e Slack un esempio di integrazione perfetta!
L’integrazione di Trello in Slack rende il lavoro a distanza più collaborativo, veloce e semplice (se non sai cosa sia Trello, qui trovi l’articolo che te lo spiega).
Con Trello per Slack, potrai:
- Aggiungere nuove card
- Visualizzare e modificare le card e le liste a te assegnate
- Modificare le scadenze
- Allegare le conversazioni effettuate in Slack alle card più appropriate
- Ottenere le anteprime di card e liste direttamente nella schermata della chat in Slack
Slack e il GDPR
Prima dell’entrata in vigore del GDPR, uno dei più apprezzati punti di forza di Slack era che i canali privati e i DM non potevano essere letti dagli amministratori senza il consenso dei membri.
Nel caso un messaggio privato fosse stato condiviso in un canale pubblico veniva inviato messaggio a tutti gli utenti avvertendo che era avvenuta un’esportazione di messaggi.
Questo dava a chi usava questo tool un senso di privacy e sicurezza che altri prodotti (in particolare la posta elettronica e altri programmi di messaggistica istantanea) non avevano.
Con l’entrata in vigore del GDPR però questo è cambiato.
La legge, infatti, prevede che gli amministratori debbano poter scaricare le conversazioni in caso di controlli e quindi Slack si è impegnato, oltre che a soddisfare i requisiti di legge, a dotare gli amministratori dei canali di strumenti e funzionalità per aiutarli a conformarsi ai requisiti GDPR in materia di gestione dei dati:
- Strumenti di importazione ed esportazione
- Strumento di eliminazione del profilo
- Centro impostazioni dell’area di lavoro
In termini di GDPR, lo strumento di eliminazione del profilo è il più interessante: esso infatti consente ai membri (o ex membri) dei canali Slack aziendali di richiedere la cancellazione delle loro informazioni dall’account, in base ai requisiti GDPR relativi alla cancellazione dei dati personali qualora un soggetto lo richieda.
Se una persona interessata non può contattare il proprio amministratore Slack, può anche contattare direttamente Slack.
Conclusioni
I tool di messaggistica online come Slack sono un ottimo modo per mantenere la coesione e tenere traccia delle comunicazioni tra i membri dei team di lavoro che operano principalmente a distanza.
Slack è flessibile, accessibile e facile da usare.
Funziona su tutti i tipi di computer, sia da browser che tramite app, e può essere usato in mobilità sia su iPhone che telefoni Android.
Usi Hipchat o Stride e vuoi migrare a Slack?
Se la tua azienda utilizza Stride o Hipchat, possiamo consigliarti il modo più veloce per migrare la tua struttura di team chat verso Slack
Herzum è una società di consulenza internazionale, uno dei più grandi partner Atlassian nel mondo. Il gruppo è stato creato nel marzo 2000 a Chicago e ha uffici in Italia, India e Regno Unito ed è impegnato a espandere la sua presenza geografica dal 2016. Fornisce servizi Agile e DevOps di ultima generazione, consulenza avanzata a livello aziendale , così come lo sviluppo di applicazioni personalizzate per le aziende di tutto il mondo. Herzum gestisce progetti e organizzazioni dalla fase di avvio al livello di Fortune 100.