Atlassian Jira offre una suite completa di strumenti per il project management.
Nel software (sia in versione on premise – quindi con il programma installato e gestito attraverso computer locali- che cloud – dove la fruizione del programma avviene attraverso l’accesso a un computer in remoto, grazie a una connessione internet -) sono disponibili funzioni per ogni fase del progetto, dalla creazione all’esecuzione e al completamento.
Ma vediamo brevemente le cinque fasi che riassumono le principali funzionalità di Jira per gestire il ciclo di vita di un progetto.
Impostiamo e configuriamo il progetto
Per impostare il progetto, basta scegliere un modello di Jira. I modelli sono il modo più rapido per configurare il progetto in base ai processi utilizzati nella tua organizzazione.
Ad esempio, se il tuo team utilizza kanban per il project management, puoi scegliere il modello kanban e Jira imposterà una lavagna kanban e flussi di lavoro predefiniti. È comunque sempre possibile personalizzare le impostazioni predefinite per adattarle alle specifiche esigenze del tuo team.
Utilizzare i modelli contenuti in Jira rendono l’impostazione di qualunque progetto semplice e lineare.
Pianificazione del progetto
Ogni progetto richiede una pianificazione.
Jira offre la possibilità di definire un calendario per un progetto a tempo o una tabella di marcia per progetti agili e iterativi come, ad esempio ma non solo, lo sviluppo di un software.
Per prima cosa dovrai iniziare con la definizione dei task del progetto.
Il cuore di ogni progetto sono i compiti (task). Puoi utilizzare un template gratuito per identificare le attività necessarie a completare il progetto prima di inserirle in Jira.
In Jira, le attività si chiamano issue.
Ogni Issue appare come una scheda contenente le informazioni necessarie per completare l’attività.
Cosa inserire in una Issue Jira?
- Descrizione dell’attività da portare a termine.
- Documenti o immagini che spieghino o elaborino i dettagli dei compiti.
- Le attività più importanti con una priorità elevata.
- Le date di scadenza.
- La suddivisione dei task e dei sub-task
- La persona del team a cui è affidato ogni task.
Una volta create le Issue in Jira, è possibile inserirli attivamente nel piano di lavoro, identificando e mappando le dipendenze per garantire che questi compiti non diventino un ostacolo per il team.
Jira offre funzioni avanzate di project management che consentono di riunire più progetti in un unico piano completo, oppure di mantenere i progetti separati.
Jira consente di creare diverse versioni del programma del progetto. Questa funzionalità consente di modellare vari scenari per valutare le situazioni, come gli scenari peggiori e migliori per il progetto.
Creazione e gestione del team
Con un bel piano in mano, è il momento di suddividere il lavoro per avviare l’esecuzione del progetto. Prima di poterlo fare, ogni membro del team di progetto deve essere inseriro e configurato in Jira.
Non tutti i membri del team di progetto potrebbero avere la necessità di avere lo stesso livello di accesso. Alcuni potrebbero avere bisogno solo di tracciare il lavoro e completare le attività, mentre l’amministratore di Jira deve poter configurare le impostazioni di Jira, le connessioni alle app di terze parti e altre funzioni che richiedono un accesso illimitato.
È qui che entrano in gioco gli schemi di autorizzazione di Jira. Gli schemi di accesso consentono di creare una serie di autorizzazioni predefinite da applicare agli utenti di Jira, risparmiando tempo e non dovendo implementare le autorizzazioni ai singoli utenti.
È possibile impostare i permessi in modo che alcuni individui non possano visualizzare attività specifiche. Questa funzione è utile quando si impiegano appaltatori o altri utenti di Jira esterni all’azienda, per evitare che visualizzino informazioni aziendali sensibili.
Quando hai finito di creare il team assegnato al tuo progetto puoi iniziare ad assegnargli dei compiti.
Jira consente di monitorare la disponibilità del team, in modo da poter valutare se il carico di lavoro di una persona è eccessivo o insufficiente.
Iniziamo il monitoraggio
Jira offre diversi strumenti per monitorare i progressi del progetto. Le funzionalità di tracciamento del tempo impoiegato per portare a termine un task o una issue consentono di tenere traccia del tempo impiegato per ogni attività. Se le funzioni predefinite di Jira per il monitoraggio del tempo non soddisfano le vostre esigenze, Puoi porvare i Plug-In ufficiali per Jira sul marketplace Atlassian, ad esempio Tempo Timesheets.
I report di Jira forniscono informazioni sui progressi del team.
Le attività previste stanno per sforare le scadenze?
Una dipendenza sta per causare un collo di bottiglia?
Gli strumenti di reporting di Jira forniscono le risposte.
Per una maggiore visibilità e comodità, è possibile personalizzare la dashboard predefinita di Jira per evidenziare le informazioni chiave del progetto. Puoi aggiungere una visualizzazione del calendario, un grafico a torta che suddivide lo stato di tutte le attività, il lavoro assegnato a ogni membro del team o modificare i componenti del progetto per far sì che la dashboard funzioni al meglio per le tue esigenze.
Completiamo il progetto
Una volta che un progetto ha raggiunto i suoi obiettivi e tutti i compiti sono stati completati, è il momento di concludere il progetto.
Jira offre due possibilità per chiudere un progetto:
- È possibile utilizzare la funzione di archiviazione integrata per chiudere un progetto e rimuoverlo dall’uso attivo all’interno del sistema. Archiviare un progetto fa sì che esso non sia più disponibile per la modifica o la visualizzazione, tranne che nella sezione dei progetti archiviati di Jira.
- È anche possibile disattivare i permessi di un progetto in modo che sia di sola lettura, impedendo agli utenti di aggiungere nuove attività a un progetto chiuso, ma consentendo comunque di cercare e visualizzare gli elementi del progetto.