Usare i Project Role in Jira

In ogni progetto che coinvolga un team di lavoro abbiamo bisogno di definire i ruoli di chi partecipa e il rapporto dei singoli partecipanti tra di loro e le varie fasi del progetto stesso.

Se utilizziamo Atlassian Jira per gestire ogni progetto, dal più semplice al più complesso, abbiamo a disposizione i Project Role.

I Project Role sono una potente astrazione per gestire i permessi di utenti e gruppi che interagiscono con i progetti presenti in un istanza Jira.

I permessi (in inglese permission) dei singoli progetti possono essere abilitati sia per singoli utenti che per gruppi di utenti.

La best practice di configurare le permission progettuali con i ruoli, permette a chiunque amministri un progetto di avere una gestione scalabile per le istanze Jira e quindi di poter gestire un numero di progetti crescenti definendo ruoli e permessi di singoli utenti o gruppi di utenti.

Chi tra vantaggio nell’utilizzare i Jira Project Role correttamente?

In generale, chiunque amministri un progetto in Jira trarrà vantaggio da una corretta impostazione di permessi e ruoli.

Che nel tua azienda si utilizzi Jira Core, Jira Software o Jira Service Desk sono sempre due le figure che trarranno maggior vantaggio (semplificando la gestione delle istanze Jira) nel settare correttamente ruoli e permessi:

1. il Jira Administrator che definiscono i ruoli del progetto (tutti i progetti hanno gli stessi ruoli di progetto disponibili) e
2. i Project Administrator che hanno le autorizzazioni per amministrare un singolo progetto ma non sono necessariamente Jira Administrator.

La gestione dei permessi utilizzando i Project Role associati a gruppi relativi ai team, infatti, permetterà di mantenere l’overhead amministrativo scalabile e gestibile da un numero contenuto di amministratori.

Posso avere ruoli uguali in progetti diversi?

La chiave dell’utilizzo dei Role In Jira nasce da un bisogno gestionale dei gruppi di utenti che collaborano in ogni progetto.

Molti progetti hanno per loro natura un insieme di ruoli comuni ad altri progetti.

Il Jira Administrator ha il compito di creare questi ruoli nell’Istanza Jira, successivamente sarà il Project Administrator a configurare, nel proprio progetto, l’associazione di tali ruoli con le persone e i team che collaboreranno alla attività progettuali.

Il Project Administator può configurare autonomamente la concessione di permessi ai team del suo progetto associandoli ai relativi ruoli funzionali.

Come aggiungere e modificare un Project Role in Jira

Per definire un nuovo ruolo in un progetto:

1. Scegli l’icona Jira (, , , or  )
2. clicca su Impostazioni (setting) 
3. clicca su Sistema (system)
4. vai alla voce Sicurezza (security) 
5. seleziona Ruoli progetto (project roles).

A questo punto visualizzerai il browser dei ruoli del progetto (project role browser), che contiene un elenco di tutti i ruoli già creati in Jira.

Per aggiungere un ruolo è sufficiente cliccare su Add Project Role nella parte inferiore della pagina, inserire la definizione del ruolo desiderato e una descrizione.

Per aggiungere le persone che dovranno svolgere quel ruolo basterà cliccare sul link Manage Default Members nella colonna Azioni a fianco del ruolo interessato alla modifica.

Una volta creato un nuovo ruolo di progetto, è disponibile per tutti i progetti finché non verrà eliminato cliccando su Elimina.

NOTA BENE: l’eliminazione di un ruolo di progetto rimuove eventuali utenti e gruppi assegnati da quel ruolo di progetto, per tutti i progetti. Sii consapevole dell’impatto che ciò potrebbe avere.