TeamWorking e SmartWorking: è possibile?

da | Feb 19, 2020 | Rivoluzione Agile

Da decenni in Italia si parla di SmartWorking o RemoteWorking per indicare la possibilità di alcune tipologie di lavoratori che possono (o meglio potrebbero) lavorare da casa esattamente nello stesso modo in cui lo farebbero in ufficio.

Negli ultimi anni alcune aziende, soprattutto del settore web, hanno iniziato a adottare questa possibilità con tantissimi vantaggi sia dal punto di vista economico che etico.

Lavorare da casa, infatti, non è solo un vantaggio per il lavoratore (che risparmierà il tempo e le spese del trasporto quotidiano per recarsi in ufficio), ma è indubbiamente una scelta aziendale etica nei confronti dell’ambiente, in quanto oltre al risparmio “personale” di tempo e denaro, il non doversi recare quotidianamente in ufficio permetterà di ridurre il traffico e di conseguenza le emissioni nocive di CO2.

La legislazione sullo Smartworking o Lavoro Agile

Come leggiamo sul sito del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali

Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.

La definizione di smart working, contenuta nella Legge n. 81/2017, pone l’accento sulla flessibilità organizzativa, sulla volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo individuale e sull’utilizzo di strumentazioni che consentano di lavorare da remoto (come ad esempio: pc portatili, tablet e smartphone).

Ai lavoratori agili viene garantita la parità di trattamento – economico e normativo – rispetto ai loro colleghi che eseguono la prestazione con modalità ordinarie. È, quindi, prevista la loro tutela in caso di infortuni e malattie professionali, secondo le modalità illustrate dall’INAIL nella Circolare n. 48/2017.

 

Con il Dpcm del 23 febbraio 2020, il Governo è intervenuto per rendere più immediato il ricorso allo smart working, o “lavoro agile”, nelle aree considerate a rischio per l’emergenza Coronavirus.

In tali aeree, per favorire il normale svolgimento dell’attività lavorativa, il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri consente l’attivazione dello smart working anche in assenza dell’accordo individuale

Come funziona in pratica lo SmartWorking?

Come si può facilmente capire non tutti i lavori possono essere svolti da casa ma, semplificando, tutte le professioni che non richiedono la produzione fisica di un prodotto o il rapporto con il pubblico potenzialmente potrebbero essere svolte in remoto, con un’unica accortezza da parte delle aziende: fornire ai telelavoratori i giusti strumenti per rimanere costantemente in contatto con i colleghi del team di lavoro e avere accesso alle risorse aziendali necessarie per portare a termine i propri progetti.

Gli strumenti più utilizzati dalle aziende che offrono la possibilità di telelavorare ai loro collaboratori sono: chat, e-mail, conference call e “luoghi virtuali” dove condividere e archiviare file e documenti.

I vantaggi  del telelavoro

Nell’introduzione abbiamo sottolineato come il lavorare da casa offra degli indubbi vantaggi al lavoratore stesso (risparmio di tempo e denaro sugli spostamenti, possibilità di gestire gli orari, ecc.) e all’ambiente, ma anche per il datore di lavoro l’adozione, ancorchè parziale, di questa forma di collaborazione risulta molto vantaggiosa.

In un articolo di gennaio 2019, infatti, l’osservatorio sullo smart working sosteneva che: l’incremento di produttività per un lavoratore derivante dall’adozione di un modello “maturo” di Smart Working è nell’ordine del 15% e si somma alla riduzione dell’assenteismo e riduzione dei costi per gli spazi fisici.

Gli svantaggi  del telelavoro

Finora abbiamo sottolineato i grandi vantaggi offerti dall’adozione del RemoteWorking, ma non si può nascondere che esistono anche alcuni svantaggi.

Come sottolinea l’osservatorio sullo smart working il modello che deve essere adottato dalle aziende che vogliono approfittare di questa possibilità deve essere “maturo”.

Ma cosa significa maturo?

La prima problematica che va affrontata da chi decide di dare la possibilità ai propri dipendenti di lavorare da casa è: quali strumenti possiamo adottare?

La prima risposta, molto spesso, sarà: quelli che già utilizziamo nella quotidianità (ad esempio si deciderà di usare un gruppo di Whatsapp come chat interna di lavoro, la mail per scambiarsi documenti e i drive per stoccarli).

Per esperienza sappiamo che questa metodologia di lavoro porterà sicuramente a degli intoppi, alla perdita di alcune comunicazioni e interminabili ore a ricercare file e documenti sparpagliati in innumerevoli “luoghi virtuali” con l’ovvia conseguenza di annullare i vantaggi elencati prima.

Ecco perché prima di affrontare ogni progetto che preveda l’adozione del telelavoro per tutto o parte del team è necessario che ogni azienda analizzi il proprio workflow, gli strumenti informatici che già adotta e quelli che andranno implementati per agevolare la comunicazione e la condivisione tra i membri del gruppo di lavoro. 

Che strumenti informatici adottare per creare un modello di telelavoro “maturo”?

Da quasi 20 anni ci occupiamo di aiutare le aziende a capire quali sono gli strumenti adatti a migliorare il TeamWorking e ad affrontare le possibili problematiche che si pongono quando il Business e i team sono distribuiti in diversi luoghi e nazioni, proprio come sono quelli di Herzum che, infatti, per prima adotta e testa le proprie soluzioni prima di proporle ai propri clienti.

Per quanto riguarda i nostri team abbiamo deciso di utilizzare alcuni strumenti Atlassian, di cui siamo partner, che ci permettono di comunicare e condividere informazioni e decisioni in modo Agile.

Ad esempio l’Herzum Marketing Team (i cui membri si trovano in 4 nazioni diverse e lavora totalmente in remoto) utilizza principalmente quattro software che, integrati tra di loro, permettono a tutti i collaboratori di essere sempre aggiornati e costantemente in contatto con gli altri membri del team: 

 

  • Jira Core: permette la centralizzazione delle attività progettuali e la concentrazione delle comunicazioni in un unico luogo, risolvendo i problemi di frammentazione delle informazioni e le difficoltà di collaborazione tra i componenti del team, anche se non fisicamente a contatto
  • Slack: una chat aziendale progettata per sostituire la posta elettronica come metodo principale di comunicazione e condivisione. Il suo punto di forza è la possibilità di essere integrata con una serie di altre app in modo da poter gestire l’intero flusso di lavoro attraverso un’unica piattaforma
  • Confluence: la piattaforma per lavorare insieme e condividere le informazioni in modo efficiente. Qui tutti i componenti del team possono trovare le informazioni e condividerle in un unico spazio, evitandone la perdita e la duplicazione
  • Trello: è la nostra “lavagna” utilizzata per organizzare i progetti in modo visuale e di semplice interpretazione

Hai bisogno di aiuto per permettere ai tuoi collaboratori di approfittare produttivamente della possibilità di adottare lo SmartWorking?

Herzum è una società di consulenza internazionale, uno dei più grandi partner Atlassian nel mondo. Il gruppo è stato creato nel marzo 2000 a Chicago e ha uffici in Italia, India e Regno Unito ed è impegnato a espandere la sua presenza geografica dal 2016. Fornisce servizi Agile e DevOps di ultima generazione, consulenza avanzata a livello aziendale , così come lo sviluppo di applicazioni personalizzate per le aziende di tutto il mondo. Herzum gestisce progetti e organizzazioni dalla fase di avvio al livello di Fortune 100.

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