In questi giorni Atlassian ha pubblicato un interessante documento che spiega dettagliatamente quali sono le migliori strategie da seguire per ottenere il massimo in ambito di teamworking con Confluence.
Infatti, organizzando in maniera strategica le informazioni che inseriamo in Confluence non solo risparmieremo tempo (e quindi denaro), ma faremo in modo che tutto il team di lavoro, che lavori in ufficio o si avvalga del telelavoro, possa accedere in modo facile ed intuitivo alle risorse necessarie.
Cos’è l’information architecture?
L’architettura dell’informazione è la pratica di organizzare le informazioni in modo da consentire agli utenti di gestire e trovare meglio e più velocemente le informazioni.
Chi ha bisogno di creare una strategia per l’information architecture?
Come ci insegna Wikipedia secondo un noto schema proposto da Peter Morville e Louis Rosenfeld, lo scopo fondamentale dell’architettura delle informazioni è mettere in relazione utenti e contenuti, con una finalità di business.
Quindi, in poche parole, tutti quelli che condividono informazioni col proprio team di lavoro avrebbero bisogno di una strategia per l’information architecture, in quanto mantenere le informazioni organizzate e facilmente accessibili aiuta tutte le organizzazioni a lavorare in modo più fluido e agile.
Senza una strategia di architettura dell’informazione, le informazioni possono essere confuse, difficili da trovare e quindi da utilizzare oltre che diventare facilmente obsolete.
Se la tua organizzazione sta già utilizzando Confluence, il modo in cui organizzi (o non organizzi!) le pagine o gli spazi potrebbe funzionare … per ora.
Tuttavia, con l’aumentare dell’utilizzo, disporre di una strategia di architettura dell’informazione semplifica la collaborazione tra i membri del team di lavoro.
Come creare una strategia di information architecture per Confluence
I passaggi necessari per creare una strategia di architettura dell’informazione per Confluence sono molto simili ai passaggi necessari per creare un nuovo edificio o una nuova casa.
Atlassian nella sua guida suddivide il processo in 5 step:
- analisi del sito
- progettazione della planimetria del tuo “edificio”
- costruzione del tuo “edificio”
- trasloco
- decorazione e manutenzione.
Progetta la tua planimetria
Come nella costruzione di un qualunque edificio, un architetto penserà alle esigenze dei futuri occupanti e progetterà una pianta adatta a queste esigenze.
Allo stesso modo, dopo aver compreso l’istanza di Confluence e le esigenze dell’organizzazione, è possibile creare un piano per l’organizzazione delle informazioni.
Generalmente in qualsiasi istanza di Confluence ci sono cinque livelli di contenuto:
Suona familiare?
La tua organizzazione potrebbe avere tutti questi tipi di contenuti o potresti averne solo alcuni.
Ti consigliamo di prendere questo framework e applicarlo alle informazioni nella tua istanza di Confluence al fine di progettare la “pianta” o la struttura ideale della tua organizzazione.
Dopo aver elaborato una struttura di base per le informazioni, condividi il tuo progetto con le principali parti interessate e discuti (ed eventualmente cambia) le modifiche alla struttura prima di implementarle.
Costruisci il tuo edificio
Dopo che la planimetria è stata condivisa e accettata, l’architetto darà mandato per l’esecuzione del progetto a un costruttore.
Il costruttore seguirà le specifiche della planimetria per completare l’edificio.
Allo stesso modo, in Confluence, chiedi al tuo team di aiutarti a eseguire il tuo piano.
Per alcuni tipi di azienda, ciò significherà consegnare l’esecuzione a un team IT centralizzato, per altri, si potrà creare un team specifico per la gestione di Confluence.
Qualunque opzione scegliate, assicuratevi di allinearvi su una linea temporale per la consegna e su touch point per verificare lo stato di avanzamento del progetto.
Traslocare nel nuovo spazio Confluence
Al termine della costruzione, l’architetto e il costruttore consegneranno le chiavi agli occupanti in modo che possano spostarsi!
Allo stesso modo, una volta organizzata l’istanza di Confluence, puoi consentire ai tuoi utenti di spostarsi.
Come in ogni trasloco, ogni abitante di Confluence a questo punto dovrà occuparsi di spostare e sistemare le proprie pagine nelle nuove “stanze”.
Questo è un passo importante per organizzare le informazioni pre-esistenti.
Una volta finito il “trasloco” il tuo team sarà pronto per iniziare ad inserire nuovi contenuti nei locali giusti, dove tutti potranno trovarle in modo semplice e veloce.
Decorazione e manutenzione
Una volta che gli occupanti si sono trasferiti, spetta a loro decorare e mantenere il nuovo edificio.
La manutenzione aiuta a mantenere la struttura in perfetta forma.
In Confluence, tu e la tua organizzazione potrete mantenere la vostra strategia di architettura delle informazioni seguendo alcune di queste best practice:
- Prepara il tappetino di benvenuto con un onboarding strutturato
- Pulisci regolarmente
- Cura i tuoi spazi assegnando un “giardiniere”
- Etichetta elementi importanti
- Decora le tue home page dello spazio
- Aggiungi funzionalità con le macro
- Risparmia tempo con i modelli
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