I tool per la gestione dei team non sono altro che dei software che aiutano a gestire tutte le attività e i progetti del tuo team da un’unica posizione: in parole semplici ti aiutano a gestire il lavoro.
In generale questi software forniscono una piattaforma condivisa che facilita la collaborazione e offre ai project manager una panoramica accurata di come sta procedendo il lavoro e dove sono locati i materiali necessari per svolgerlo al meglio.
Mantenere tutto un team di lavoro nella giusta direzione e allineato non è affatto facile, soprattutto quando si affrontano progetti in ambiti ampi o che coinvolgono più team. Qualsiasi passo falso può portare a ritardi nel progetto, distribuzione errata dei carichi di lavoro e, nel peggiore dei casi, al superamento del budget, per non parlare di clienti e dirigenti insoddisfatti.
In sempre più aziende si sta affermando l’idea che la collaborazione è indispensabile per la buona riuscita del business, qualunque esso sia, e, di conseguenza, sempre più persone si trovano a dover collaborare in team per la realizzazione dei progetti.
Il 31% delle aziende afferma che la maggior parte o tutto il lavoro viene svolto in team.
Un buon tool di gestione dei team deve consentirti di organizzare il lavoro del tuo team e di vedere a colpo d’occhio la situazione tramite dashboard intuitive. Questo tipo di visibilità facilita la collaborazione del team, aumenta la produttività e migliora l’efficienza complessiva.
Ma cosa rende un software di gestione dei team uno strumento così indispensabile e come porta a progetti portati a termine nei tempi e più facilmente?
Perché dovrei utilizzare un software per gestire i miei team di lavoro?
I fogli di calcolo sono ottimi per creare grafici colorati e fantasiosi, ma non sono una soluzione efficace quando si parla di gestire progetti complessi, in cui è necessaria la collaborazione in o fra team in quanto mancano di tutte le funzionalità di teamworking, hanno visualizzazioni di progetto limitate e offrono poca possibilità di personalizzazione. D’altra parte certe volte non è necessario utilizzare e sincronizzare strumenti più complessi ed evoluti come potrebbero essere Atalassian Confluence e Jira)
Quindi? Perché dovrei usare un tool per gestire i miei team e progetti?
Bastano tre motivi?
UNO!
L’aumento della responsabilità individuale
La responsabilità di chi vi partecipa gioca un ruolo fondamentale in qualsiasi progetto.
Le cose iniziano a crollare e ad essere ingestibili se tutti membri del team non hanno una chiara comprensione di quali siano i loro compiti o se non sono responsabilizzati.L’utilizzo di un software di gestione dei team crea un senso di responsabilità principalmente per quanto riguarda:
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- il rispetto delle scadenze.
Avere delle scadenze chiare e facilmente consultabili aiuta ogni membro del team a sapere cosa consegnare e quando. L’utilizzo di un tool di team collaboration ti consente di impostare scadenze per singole attività e vedere se un collaboratore è a rischio di saltarle. - la pianificazione del progetto.
La pianificaziona di ogni progetto parte dal definire le attività che devono essere completate per poter consegnare il prodottoo al cliente. Infatti, chi si occupa di project management, deve potet monitorare i progressi in tempo reale per avere la possibilità di sapere quali membri del team sono in difficoltà o hanno bisogno di risposte/aiuti specifici nel momento esatto in cui possono intervenire. - l’organizzazione della documentazione.
Un software di gestione del team ti permette di organizzare documenti e conversazioni in un unico posto, fungendo da registro a cui i project manager possono fare riferimento con semplicità, eliminando così la dispersione di file e marteriali di lavoro su diversi repository. - la produzione di report.
I project manager possono utilizzare il software di gestione dei team per estrarre report e analizzare come sta andando il loro team. In questo modo sarà più semplice far sapere alle persone come sta evolvendo il progetto e fornire feedback precisi e dettagliati.
- il rispetto delle scadenze.
DUE!
La maggiore trasparenza e chiarezza
Come è facile comprendere, le squadre di lavoro non amano essere tenute all’oscuro dei dettagli del progetto a cui stanno partecipando.
Ottenere il successo dei tuoi progetti e rientrare nei budget è molto più semplice se tutti i tuoi collaboratori capiscono gli obiettivi del progetto e il ruolo che svolgerà ogni singolo membro del team.
La possibilità di personalizzare le dashboard offre il vantaggio di avere diversi tipi di visualizzazione di un progetto mostrando una suddivisione delle singole attività e aiutandoti a mantenere i team sulla stessa lunghezza d’onda, inoltre consente ai membri del team di sapere esattamente su cosa stanno lavorando i loro compagni di squadra.
La possibilità di collaborare in più persone sullo stesso file anche impostando diversi livelli di autorizzazione e, eventualmente, limitare l’accesso a file sensibili solo ai membri del team con il corretto livello di autorizzazione, ti aiuterà a mantenere tutti i membri informati e allineati in tempo reale.
Infatti, i membri del team potranno visualizzare gli aggiornamenti ai propri elenchi di attività nel momento in cui vengono effettuati e vedere a colpo d’occhio cosa deve essere fatto dopo. Questa condivisione delle conoscenze fornisce a tutti un modo rapido per rimanere informati sugli ultimi aggiornamenti e crea la possibilità di una collaborazione istantanea e semplice.
TRE!
Il teamworking diventa finalmente più efficiente
Molti dei tool di collaborazione in team permettono di comunicare all’interno della piattaforma stessa, spesso con chat interne con notifiche istantanee in cui, quando vengono menzionati i membri del team, ricevono subito una notifica. Questo riduce le catene di e-mail infinite e l’uso di più tool diversi per rimanere in contatto.
Inoltre un buon software di gestione del team deve consentirti di allegare note alle attività e condividerl e lasciare che chiunque nel team possa fare riferimento alle note o aggiungerne di proprie.
Il 71% dei professionisti afferma di perdere tempo ogni settimana a causa di riunioni non necessarie.
Utilizzando un buon software di gestione dei team tutti i membri potranno collaborare direttamente tramite il tool e tenere tutti aggiornati senza perdere tempo con riunioni spesso inutili e infinite.
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